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  • 商會秘書長的出路

  • 責任編輯:新商業 2019-03-11 16:45:31
  •   文∕高健淇 北京山東企業商會秘書長

      隨著商會組織增多,第一次接觸“秘書長”崗位的新人,也越來越多。對于一張白紙的新人來說,為什么讓你來做秘書長,你和其他人有什么不同,你又如何來勝任,你認為秘書長要具有什么樣本領?這些問題都需要在實踐中慢慢找到答案,做出最好的自己。已經歷煉多年的資深秘書長,如何規劃自己未來的道路,也是一件值得關注的事情。

      對于企業家來說,創業是一場修行,商會就是一個道場。對秘書長來說,商會工作則如同一種信仰,無論你選擇了商會,還是商會選擇了你。相信你一定具備了各種“能力”,一定有“過人之處”。在今后的日子里,讓我們一起砥礪前行,共同守望這片“家園”。

      為什么你能做商會秘書長

      在商會工作久了,時常捫心自問,為什么我能做商會秘書長?

      秘書長都有哪些職責,需要具備哪些能力,承受哪些壓力,面對哪些挑戰?我對這些問題的長期思考和總結如下:

      一、不可替代性。任何一個人都是一個沒有人可以替代的獨立個體,但對于某些工作崗位來說,能勝任的卻大有人在,甚至趨之若鶩。商會秘書長就是這樣一個“位置”。所以,商會秘書長一定要具有自己相對的“不可替代性”,同一個事情,換作他人就做不好、做不圓滿,甚至做不成。

      能力不是天生的,都是后天積極獲取的。作為一個秘書長,要同時具備或部分具備以下幾種能力:一是號召力,一項動議基本上能做到高度認同、多數認同,不必全面認同,這需要自己有強烈的追求目標和實現理想的欲望。二是策劃力,策劃是一個完整的構思、分析、研究、建議、決策、實施的全過程。策劃力也是一個綜合概念,它包括分析力、想象力、運籌力、證明力、綜合力等等。三是組織力, 就是設計組織結構和配置組織資源的能力。四是協調力,協調力包括人際關系協調力和工作協調力兩個方面。協調力是聚分力為合力的能力,是變消極因素為積極因素的能力,是動員和組織會員、充分調動積極性的能力,是化解矛盾糾紛、消除誤會的能力。五是執行力,執行力包括個人執行力和團隊執行力。個人執行力指秘書長本人,團隊執行力是指以秘書長為首的“秘書處團隊”。從個人來說,把理事會或領導的決策和想法變成行動,把行動變成結果,保質保量完成任務。從團隊來說,把戰略決策持續轉化成結果的滿意度、精確度、速度,表現出整個團隊的戰斗力、競爭力和凝聚力。

      二、有一種能力叫綜合。商會有多個部門崗位,不少商會設置了辦公室、會員部、活動部、商務部、宣傳部、外聯部、公益部,以及各類專業委員會等十多個部門。真可謂:麻雀雖小,五臟俱全。絕大多數商會工作人員就有兩至三人,或四至五人,根本不可能因崗定人。只能一人多崗、一人多職。作為一個商會的專職秘書長,首先要全部了解或部分精通商會的崗位。

      商會多種崗位也決定了秘書長是個“技術活”。諸如:辦公室的接待、資產管理、文檔、財務、后勤;會員部的信息收集、挖掘、整理以及會員發展、維護、會費管理;活動部的策劃、組織、協調、辦會、實施;商務部的項目包裝、談判、拓展、開發;宣傳部的寫作、編輯、設計、拍攝、制作、媒體運營;外聯部的聯絡、公關;尤其商會運作上要“能掙錢、會花錢、敢催錢、善要錢”等等。

      綜合能力,是一種集大成的能力。有人總結了“官場”四個字:寫、說、喝、捧。具體而言:寫,就要寫得妙筆生花;說,就要說得天花亂墜;喝,就要八兩不醉;捧,就要捧得心花怒放。實際上,這只是衡量個人寫作、演講、接待(應酬)和宣傳四個方面。商會秘書長不僅要做到以上四個字,還要會聽、玩、走、聚、治。聽,聽心聲、聽意見;玩,玩出花樣;走,多走動,勤走訪;聚,聚合起來;治,以服務促治理。凡是工作五年以上的專職秘書長,都具備了一定的個人綜合能力,積累了豐富的辦會經驗。對于商會新人來說,只有不斷總結、不斷學習、不斷提高,做個有心人,才能快速度過“磨合期、適應期”,進入“成長期”,成為商會工作的“行家里手”。

      三、你可以不會,但不能不學。學習是成長的方式,學習力就是學習動力、學習毅力和學習能力的總和。沒有學習力就沒有競爭力。商會工作說簡單很簡單,說復雜也很復雜,簡單就是服務的對象非常單一,就是企業和企業家;復雜就是點多線長面廣,涉及不同領域,涵蓋不同企業家群體。

      秘書長不可能是全才,不是浮于表面的“萬金油”,但要一專多能,首先應該是個人才。秘書長不是大雜燴,什么東西都學,什么東西都不精,一定要業有所精,在某方面必須是專家。首先,商會作為國家和社會綜合治理的主體之一,要和“黨政軍民學”打交道,與他們打交道就要了解他們,熟悉他們的話語體系,為商會借力、謀局、織網、造勢。其次,商會作為社會組織,有社會組織的共同特征,即:組織性、民間性、非營利性、自治性、志愿性、公共性,還有商會的特征:互益性、自律性、法人性。作為商會秘書長,要全面了解商會發展的基本規律、運作模式、改革路徑、創新方向等方面,只有理論自信和道路自信,才能讓商會運營不再焦慮。再者,商會是由企業構成的,要清楚產業、了解行業、熟悉企業、理解創業,急企業之所急,想企業之所想,企業的熱點、焦點、重點、難點、痛點,一切盡在掌握。總之,秘書長要時時學、處處學,養成不懈追求新知識、不斷研究新情況、努力探索解決新問題的好習慣,做提高學習力的實踐者。

      四、一堂不下課的“情商課”。如果說在秘書長群體中找一個共同點的話,就是高情商的擁有者。商會是一堂不下課的“情商課”,商會秘書長是這堂課的“研習者、實踐者、貢獻者、創新者和受益者”。情商即EQ,是一種能夠識別、了解和管理自我情緒的能力。有人總結出了個人情商高的十種表現:不抱怨、不批評;有熱情和激情;能包容和寬容;善于溝通與交流;對未來充滿信心;保持好心情;一個成熟主動的聆聽者;有責任心;每天進步一點點;記住別人的名字。這些其實只是秘書長最起碼的“基本功”。情商的價值是無量的,情商伴隨著商會工作的全部。

      秘書長的“氣量”

      作為商會的秘書長,一定要有氣量。不僅如此,還要能吃氣、受氣、忍氣。

      因為你的位置,決定了你的“境遇”。你也許委屈,也許不服,但這就是你的選擇。“商會好不好、強不強,就看秘書長”,一個商會的強、優、大、活、新,是大家集體努力的結果。一個商會的散、小、弱、亂、差,那就是你的主要責任。

      你可能面臨著一百種客觀因素,一千個困難問題,一萬名性格迥異、訴求不同的會員,但大家就對著你一個人。用放大鏡、顯微鏡、望遠鏡來審視你,讓你無處可逃。

      有人這樣說:我不管你對大家怎么樣,你對我沒有盡心,我就反對;有人這樣責問:你干的就是一個大公無私、兩袖清風的差事,講什么條件;還有人把企業和個人的疑難問題交給秘書長或秘書處解決,得不到協調幫助,便歸咎秘書長的資源有限和能力不足。

      一場活動、一次接待、一個會議、一紙發言、一篇報道、一份文件、一封賀信、一個桌簽等等,商會的方方面面、角角落落、大大小小,你馬虎不得。100-1等于0,有時一點失誤,前功盡棄,什么功勞苦勞操勞,頓時灰飛煙滅。

      人都是感情的動物,但在商會里,你感動天感動地,就是感動不了一些人。他們認為:你再勤奮、堅持、耐心、拼搏、刻苦、努力、專注、敬業,都是應該的,都是必須的,都是天經地義的。相反,秘書長談薪酬、待遇、福利、上升空間、職業規劃等等,都是不對的、不該的、不合時宜的。

      你包容了商會,包容了大家,包容了一切,很多人就是無法包容你。這就是你的角色定位。

      在商會中,你是各種關系的樞紐,你和會長、執行會長、常務副會長、監事長、副會長、理事、會員、顧問的關系等等;你和跟商會有著千絲萬縷聯系的政府部門、企事業單位、媒體的關系等等。每一個層級、每一個群體、每一個代表,都有輕重緩急、遠近疏密。每一步如何走,每個人如何處,每件事如何做,都有學問和藝術,都有方法和規則,都有原則和底線。

      在這條路上,你可能會遇到謾罵、攻擊、中傷、詆毀;也可能有舉報、挑撥、造謠、恐嚇;更會有誤解、誤會、委屈、痛苦;更多的是困惑、迷茫、無助、失落。

      那么,怎么辦?既然你無法改變世界,就要鍛造自己,一定要有氣量。

      能吃氣,是勇氣;能受氣,是胸襟;能忍氣,是境界。

      專職秘書長的未來

      “商會好不好,主要看秘書長”。秘書長是商會日常運轉的負責人,一個商會整體是否具有活力、運營得是否順暢、決策執行是否到位、服務是否讓會員滿意、對外宣傳聯絡是否有力等等,主要取決于秘書長。

      “秘書長”這份工作不好干,更難的是找到適合的人。全國各地商會根據自身實際實行了變通,“創造式”實行了幾種用人機制,主要有:老領導型、會員企業兼職型、副秘書長集群型等等。

      老領導型秘書長,來自離退休公務員群體。主要是利用“老領導”的社會資源、閱歷經驗、影響力等來發揮余熱,但他們的思維、觀念、知識、精力以及為80后、90后青年企業會員服務的“心態”,都會面臨“挑戰”。

      會員企業兼職型秘書長,從企業會員中選聘而來,或由常務副會長以及副會長直接兼任。好處是熟悉企業經營和會員交流容易,商會不承擔工資薪水。弊端是自己作為秘書長要為全體會員服務的,是執行層面;作為常務副會長或副會長,屬于商會領導決策層,是為秘書長和秘書處提出決策的,屬于決策層面。這樣就難免出現既是“運動員”,又是“裁判員”的現象。

      副秘書長集群型秘書長人選,從商會專業委員會、隸屬商會(二級分會)、企業會員中產生,每個副秘書長均為兼職。好處是人多、覆蓋面廣,利于組織動員大型活動。弊端是沒有約束力,沒有績效考核機制,只能憑借感情,凝聚力差。

      我們應該看到,作為全國性、省級商會(行業協會)的商協會多數都擁有了“專職秘書長”,而且這個群體正逐漸擴大,正向地市級商會、縣區級商會和基層街道商會“擴展”。

      一位資深的北京省級商會會長曾經對專職秘書長群體進行過感慨。他說:一邊是代表官的政府,一邊是代表著錢的企業,作為既沒有權,又沒有錢的“秘書長”,想在二者之間“有所作為”,實屬不易。

      夾縫中“奮斗”的秘書長們,在助人為樂、成人之美的同時,誰會重視他們?誰又能傾聽他們的心聲?誰又能對他們的職業生涯進行規劃?未來“出路”又在哪里?

      一般在商會工作兩屆理事會或五年以上的專職秘書長,就不得不對自己的職業生涯進行規劃。結合具體的人事案例,目前主要有三點途徑:

      一是實力型,回歸企業。商會平時做的就是服務企業、服務會員的內容,接觸企業近水樓臺、得天獨厚,但是商會秘書處工作做好了,未必在企業里就能勝任。企業不養懶人、閑人,所以秘書長一定要具有實力,平時多加強自我提升,才能在企業站得穩、行得快。

      二是魄力型,大膽創業。在商會工作最大的優勢,就是能夠見證無數中小微企業的成長,在為中小微企業服務的同時,積累了大量的經驗和資源,所以創業是商會秘書長一個成功概率較大的選擇。

      三是毅力型,堅持從事社團工作。商會屬于社團組織,秘書長屬于社會工作者。隨著社團組織大發展,未來專職秘書長缺口會越來越大,“職業秘書長”會適時出現并具有“高能力、高薪酬、高流動”的諸多特點。一朝踏進商會門,終生都是“社團人”。

      向中國第一批商會專職秘書長致敬!向目前在位的商會專職秘書長致敬!

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